開始工作以後, 對財務頗有概念的學長L君告訴我兩個原則: 1. 記帳為理財之母 2. 計算為決策之本. 記帳背後的基本概念, 是把自己當成一家公司來經營時的會計. 雖然會計給人的印象是繁瑣, 一開始做得克服些心理障礙, 但一旦上手就很簡單, 且會有長期的好處. 本文分享一下一直以來我記帳的心得.
一間公司, 最重要的關鍵就是人與錢 – 做Startup時，執行長的最重要任務就是找人與找錢. 讀過會計的朋友都會知道, 一家公司的會計報表最重要的有四個 – 現金流量表, 損益表, 資產負債表, 及股東權益變化書. 撇除最後一項在個人身上不是太適用, 其他三個表的基礎都是記帳.
我自己是用Excel/OpenOffice記帳的. 雖然時下有許多好用與花俏的記帳軟體, 但我並不打算轉換. 原因是一來我開始記帳時還沒有太多選擇，既然用了就接著用, 二來我也擔心這些記帳軟體是不是會消失, 到時候一堆檔案轉換問題就夠頭大的, 相較之下我不是那麼擔心Excel會消失.
開始記帳會比較繁瑣，我的建議是一開始年收入大概五萬分之一以上的花費都記, 之後可以減少到萬分之一到千分之一，或是一次性繳清信用卡款時再記. 一開始的繁瑣是因為我們需要一個比較精確的各種花費的估計. 除了紀錄花費之外, 收入與投資也要記錄.
一年的帳記完了以後, 下一年度開始的時候, 我會做的事就是把去年所有花費分門別類歸納, 然後算出各項花費佔所有的花費的百分比. 可以做個圓餅圖清楚呈現每個部分的花費, 以下是我某一年的結果:
因為同時記錄了投資與收入, 可以做出年度損益表出來, 了解過去一年自己存了多少, 投資收益或損失多少. 如果有去年的財務預估, 則可以計算一下每個部分與預估值差異多少, 為什麼有這些差異, 根據差異調整預估或是下一年度要注意的部分. 接下來根據這些百分比, 去提出下一年度的財務規劃預估，與把下一年度要注意調整的部份寫在下一年度的表格的開始, 這樣在下一年度記帳的時候能夠看到這些調整提醒，進而改進自己的花費與投資的習慣.
每個月還會做一次統計支出, 因為某些開銷可能都發生在一年的某部分(學費都是2月, 9月繳), 可以了解一年的現金支出的狀況, 配合收入的紀錄, 可以推估出哪些月份之前要預留更多的現金在手上.
除了收入, 支出與投資之外, 每個季度我還會做一次資產負債表的統計. 基本上也很簡單, 開啟所有的戶頭, 查看房地產估值與貸款餘額, 把這些值記錄下來. 過了幾年十幾年後, 可以簡單看出自己長期的權益(資產-負債)的估值變化，更精細點，可以分成投資的增長比例與勞務所得的增長比例. 個人經驗是，通常在初期勞務所得的增長比例會高於投資所得，但最後會反轉. 這也是一般理財書裡說的：理財收入占全部收入的比例逐年增高.
可以把支出的比例與地區或全國的平均比較一下, 如果自己因為某些項目, 有特別高或特別低的部分, 想想看是否合理, 要不要做調整. 比如2008年時，台灣人平均每年的花費, 大概25%是花在房租, 25%花在飲食. 而我當時選擇了一個離公司與學校都夠近, 但屋況與環境不怎樣的地方居住, 幾乎把房租支出省了平均支出的一半. 當時覺得自己這個決策很正確, 不過回過頭來看, 確實是有些寒酸了. 省去這些支出的結果是惡劣的環境 – 常被鄰居晚上3, 4點的洗衣機聲音吵醒. 如果可以對當時的我說些什麼, 我會建議他不要選這樣的環境, 寧可多花點錢找好點的環境住, 也不要造成身體的負荷.
蠻感謝L君當年給我的建議, 如果不是這些建議, 我不一定能夠養成一個足夠良好的財務管理的習慣. 不過當開始做了而且自己的財務結構逐漸改善後, 就會喜歡上這個習慣並且持之以恆的做下去.
山姆筆記 